Calc - Электронные таблицы

Calc - программа для работы с электронными таблицами на персональных ЭВМ, в которой можно производить вычисления с использованием данных с числами, цифрами, значениями даты и времени, текстами и т.д., сохраняя электронные таблицы в долговременной памяти и отправляя таблицы либо публикуя их в Интернет.

Электронные таблицы Calc широко используются для проведения экономических, статистических, математических, финансовых и бухгалтерских расчетов на домашних и офисных компьютерах дома, в офисах, фирмах, корпорациях и государственных учреждениях в составе офисного пакета программ Открытый Офис.

100 миллионов человек загрузило Открытый Офис через Интернет на свои домашние, офисные компьютеры в корпорациях, школах, вузах, фирмах и государственных учреждениях для работ по Программам Электронного Правительства.

Базовые сведения об электронных таблицах

Документ электронной таблицы По умолчанию состоит из трех листов: Лист1, Лист2 и Лист3. В каждом листе содержится максимум 65536 строк и 1024 столбцов. Строки помечены цифрами, а столбцы буквами. Пересечение строки и столбца называется ячейкой.

Ячейка имеет свой адрес, состоящий из букв столбца, за которым следует номер строки ячейки. Например, ячейка, которая находится на пересечении столбца A и строки 2, имеет адрес A2. Диапазон ячеек в столбцах от A до C и строках от 1 до 5 имеет адрес A1:C5.

В адресе ячейки или диапазона ячеек можно также указать имя файла и имя листа. Ячейке или диапазону ячеек можно присвоить имя, чтобы можно было использовать имя вместо адреса столбца/строки. Подробную информацию ищите в справке приложения с помощью соответствующих терминов.

Создание электронной таблицы

Чтобы создать новую электронную таблицу в любой программе StarOffice, выберите Файл->Создать->Электронную таблицу.

Навигация по листу

С помощью мыши или клавиатуры можно перемещаться по листу Calc и выбирать элементы в таблице.

Навигация по листу с помощью мыши

1. Используйте горизонтальную или вертикальную полосу прокрутки для перемещения по таблице любую сторону.

   • Щелкните стрелку на горизонтальной или вертикальной полосе прокрутки.

   • Щелкните в пустой области на полосе прокрутки.

   • Перетащите ползунок на полосе прокрутке.

Навигация по листу с помощью клавиатуры

1. По листу можно перемещаться с помощью следующих клавиш и сочетаний клавиш:

   • Чтобы переместиться на одну ячейку вниз в столбце, нажмите стрелку вниз или Ввод.

   • Чтобы переместиться на одну ячейку вверх в столбце, нажмите стрелку вверх.

   • Чтобы переместиться на одну ячейку вправо, нажмите стрелку вправо или Tab.

   • Чтобы переместиться на одну ячейку влево, нажмите стрелку влево.

Выбор ячеек на листе

Ячейки на листе Calc можно выбирать с помощью мыши или клавиатуры.

1. Чтобы выбрать диапазон ячеек с помощью мыши, щелкните ячейку и перетащите указатель в другую ячейку. Чтобы выбрать только одну ячейку, щелкните ячейку, удерживая Shift. Чтобы выбрать всю строку или столбец, щелкните метку строки или столбца. Чтобы выбрать все ячейки, нажмите кнопку над строкой 1 и слева от столбца A.

2. Чтобы выбрать диапазон ячеек с помощью клавиатуры, переместите курсор в ячейку и, удерживая Shift, нажмите клавишу со стрелкой.

Ввод данных

Легче всего добавить данные в лист путем набора на клавиатуре или копирования и вставки из другой таблицы Calc или другой программы.

Ввод данных в электронной таблице

1. Щелкните ячейку, в которую требуется добавить данные.

2. Введите данные. Или наберите данные на клавиатуре, или выберите Правка->Вставить, чтобы вставить данные из буфера обмена в ячейку.

3. Нажмите клавишу Ввод. Можно также нажать клавишу со стрелкой, чтобы ввести данные и переместиться в следующую ячейку в направлении стрелки.

Быстрый ввод последовательных дат и номеров

В Calc предусмотрена функция заполнения, с помощью которой можно быстро ввести ряд последовательных данных, например дат, дней, месяцев и номеров. В каждой последующей ячейке вводится значение, увеличенное на один. 1 увеличивается до 2, Monday увеличивается до Tuesday и т.д.

1. Щелкните ячейку.

2. Введите первый элемент ряда (например, Monday) и нажмите Ввод.

3. Щелкните ячейку и перетащите метку-манипулятор заполнения, чтобы выделить диапазон ячеек, в которых требуется ввести весь ряд. Метка-манипулятор заполнения представляет собой небольшой черный квадрат в нижнем правом углу ячейки.

4. Отпустите кнопку мыши. Последовательные элементы в ряде автоматически добавляются в выделенные ячейки.

Редактирование содержимого ячеек

Можно отредактировать содержимое ячейки или диапазона ячеек на листе.

Редактирование содержимого ячеек на листе

1. Щелкните ячейку или выберите диапазон ячеек.

2. Чтобы отредактировать содержимое одной ячейки, дважды щелкните ячейку и внесите необходимые изменения.

Совет – Можно также щелкнуть ячейку, внести изменения в строке ввода на панели Формула и нажать зеленую галочку. Однако если требуется ввести несколько строк текста, разделенных разрывами строк, то необходимо дважды щелкнуть ячейку и отредактировать содержимое непосредственно в ней. Нажмите Control-Ввод, чтобы вставить разрыв строки. Невозможно ввести разрыв строки в строке ввода.

Calc придает введенным данным наиболее подходящий формат. Если введенные данные выглядят, как число, то Calc придает им формат числа. То же самое относится к введенным данным, которые больше похожи на дату и время. Начните вводить данные с одинарной кавычки ('), если не требуется автоматически преобразовывать данные в число или дату.

3. Нажмите клавишу Ввод.

4. Чтобы удалить содержимое ячейки или диапазона ячеек, нажмите клавишу Backspace или Delete. При нажатии Backspace удаление происходит сразу, а при нажатии Delete сначала открывается диалоговое окно.

Форматирование электронных таблиц

Можно форматировать лист вручную или с помощью стилей. Форматирование вручную применяется только к выбранным ячейкам. Форматирование с помощью стилей применяется во всех местах в электронной таблице, где используется этот стиль.

Форматирование ячеек с помощью функции Автоформат

Легче всего отформатировать диапазон ячеек с помощью функции Автоформат Calc.

Применение автоматического форматирования к диапазону ячеек

1. Выберите диапазон ячеек, который требуется отформатировать. Выберите диапазон по крайней мере 3 × 3 ячейки.

2. Выберите Формат->Автоформат. Открывается диалоговое окно Автоформат.

3. В списке форматов выберите формат, который требуется использовать, и нажмите кнопку ОК.

Форматирование ячеек вручную

Чтобы применить простое форматирование к содержимому ячейки, например изменение размера текста, воспользуйтесь значками на панели инструментов Форматирование.

Форматирование ячеек с помощью панели инструментов Форматирование

1. Выберите ячейку или диапазон ячеек, который требуется отформатировать.

2. На панели инструментов Форматирование щелкните значок, соответствующий форматированию, которое требуется применить, или выберите настройку в выпадающем списке Шрифт или Размер шрифта.

Применение форматирования вручную в диалоговом окне Формат ячеек

Если требуются дополнительные настройки форматирования, кроме представленных на панели инструментов Форматирование в программе Calc, воспользуйтесь диалоговым окном Формат ячеек.

1. Выберите ячейку или диапазон ячеек, который требуется отформатировать, затем выберите Формат->Ячейки. Открывается диалоговое окно Формат ячеек.

2. Перейдите на одну из закладок и настройте параметры форматирования.

Закладка Числа

Настройки форматирования чисел в ячейках, например десятичный разряд отображаемых дробей

Закладка Шрифт

Настройки шрифта, размера шрифта и рисунка шрифта текста в ячейке

Закладка Эффекты шрифта

Настройки цвета шрифта, подчеркивания, перечеркивания и рельефного эффекта текста

Закладка Выравнивание

Настройки выравнивания и ориентации текста в ячейках

Закладка Обрамление

Настройки границ ячеек

Закладка Фон

Настройки фоновой заливки ячеек

Закладка Защита ячейки

Настройки защиты содержимого ячеек на защищенных листах.

3. Нажмите кнопку OK.

Форматирование ячеек и листов с помощью стилей

В программе Calc форматирование ячеек и листов по умолчанию осуществляется при помощи стилей. Стиль — это набор настроек форматирования, который определяет вид содержимого ячейки, а также структуру листа. При настройке форматирования в стиле изменения применяются во всех местах в электронной таблице, где используется данный стиль.

Применение форматирования в окне Стили и форматирование

1. Выберите Формат->Стили.

2. Чтобы изменить форматирование ячеек, выполните следующие действия: Щелкните ячейку или выберите диапазон ячеек.

   1. Щелкните значок Стили ячейки в верхней части окна Стили и форматирование.

   2. Дважды щелкните стиль в списке.

3. Чтобы изменить структуру листа, выполните следующие действия: Щелкните в любом месте на листе.

   1. Щелкните значок Стили страницы в верхней части окна Стили и форматирование.

   2. Дважды щелкните стиль в списке.

Использование формул и функций

В электронную таблицу можно вставлять формулы для выполнения вычислений.

Если в формуле содержатся ссылки на ячейки, результат автоматически обновляется при изменении содержимого этих ячеек. Можно также использовать одну из множества предварительно определенных формул или функций, которые предусмотрены в Calc для выполнения вычислений.

Создание формул

Формула начинается со знака равенства (=) и может содержать значения, адреса ячеек, операторы, функции и константы.

Создание формулы

1. Щелкните в ячейке, в которой требуется вывести результат формулы.

2. Введите =, затем введите формулу. Например, если требуется суммировать содержимое ячеек A1 и A2, введите =A1+A2 в другой ячейке.

Совет – Можно также поставить перед формулой знак + или -, набранный на цифровой клавиатуре.

3. Нажмите клавишу Ввод.

Использование операторов

В формулах можно использовать следующие операторы.

Таблица 5–1 Операторы для формул Calc

Пример 5–1 Образцы формул Calc

=A1+15

Отображение результата сложения 15 с содержимым ячейки A1

=A1*20%

Отображение 20 процентов от содержимого ячейки A1

=A1*A2

Отображение результата умножения содержимого ячеек A1 и A2

Использование круглых скобок

При расчете по формулам программа Calc выполняет операции в принятой последовательности. Умножение и деление выполняются перед сложением или вычитанием независимо от местоположения операторов в формуле. Например, при расчете по формуле =2+5+5*2 программа Calc возвращает значение 17, а не 24.

Редактирование формулы

В ячейке, в которой содержится формула, отображается только результат формулы. Сама формула отображается в строке ввода.

Редактирование формулы

1. Щелкните в ячейке, в которой содержится формула. Можно также дважды щелкнуть ячейку, чтобы отредактировать содержимое непосредственно в ней. Формула отображается в строке ввода на панели Формула.

2. Щелкните в строке ввода и внести изменения. Чтобы удалить часть формулы, нажмите клавишу Delete или Backspace.

3. Нажмите клавишу Ввод или щелкните на панели Формула, чтобы принять изменения. Чтобы отменить изменения, нажмите клавишу Escape или щелкните на панели Формула.

Использование функций

В программе Calc имеется множество предварительно определенных формул и функций. Например, вместо того, чтобы вводить =A2+A3+A4+A5, можно набрать =SUM(A2:A5). Мастер функций помогает вводить формулы с функциями.

Ввод функции

1. Щелкните ячейку, в которую требуется добавить функцию.

2. Выберите Вставка->Функция. Открывается диалоговое окно Мастера функций.

3. В поле Категория выберите категорию, в которой содержится тип нужной функции.

4. В списке Функции выберите функцию, которую требуется использовать.

5. Нажмите кнопку Далее.

6. Введите все требуемые значения или щелкните ячейки в электронной таблице, в которых содержатся необходимые значения.

7. Нажмите кнопку OK.

Использование диаграмм

Диаграммы обеспечивают графическое представление структур и тенденций числовых данных. StarOffice 9 обеспечивает несколько стилей диаграмм, с помощью которых можно представлять числа.

Можно создать диаграмму на основе числовых данных в ячейках таблицы в программе Calc или Writer. При изменении значений в ячейках данные диаграммы тоже автоматически изменяются.

Примечание –

Диаграммы можно использовать не только в электронных таблицах. Их можно также вставлять в других программах StarOffice, выбрав Вставка->Объект->Диаграмма. Эти диаграммы вставляются с данными по умолчанию, которые затем можно заменить собственными данными.

Создание диаграммы

1. Выберите ячейки, включая заголовки, в которых содержатся данные для диаграммы. В случае областей смежных данных нужно только щелкнуть в этой области. Необязательно выбирать вручную.

2. Выберите Вставка->Диаграмма. Запускается Мастер диаграмм, в котором отображается предварительный обзор диаграммы с текущими настройками.

3. Выберите тип диаграммы.

4. Нажмите кнопку Готово.

Редактирование диаграмм

После создания диаграммы ее можно изменить, переместить, удалить или изменить ее размер.

Изменение размера, перемещение и удаление диаграммы

1. Выберите диаграмму. Если не удается выбрать диаграмму, щелкните ее один раз, чтобы отобразить восемь крупных меток-манипуляторов вокруг диаграммы. Если включен режим редактирования диаграммы, сначала щелкните в области за ее пределами, затем щелкните диаграмму.

2. Измените размер, переместите и удалите диаграмму.

   • Чтобы изменить размер диаграммы, наведите указатель мыши на одну из крупных меток-манипуляторов и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель. Во время перетаскивания в программе Calc отображается пунктирный контур нового размера диаграммы.

   • Чтобы переместить диаграмму, наведите указатель мыши на область внутри диаграммы и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель в новое положение.

   • Чтобы удалить диаграмму, нажмите клавишу Delete.

Изменение вида диаграммы

Свойства диаграммы можно изменить с помощью контекстного меню диаграммы.

1. Дважды щелкните диаграмму, чтобы включить режим редактирования.

2. Щелкните правой кнопкой мыши любой элемент диаграммы. Отображается контекстное меню.